Veri işleme sözleşmesi

1. Taraflar, konu ve tanımlar

1.1. Bu Veri İşleme Sözleşmesi ("VİS"), Hizmet Sözleşmesi'nin ayrılmaz parçasıdır ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun (KVKK) 12. maddesinin 2. fıkrası uyarınca kurulur. Müşteri'nin yüklediği belgelerdeki kişisel veriler bakımından Müşteri veri sorumlusu, SERHAN YILDIRIM "SEALINGO" ("Sealingo") veri işleyendir. Bu, Kurumsal Müşteri için olduğu gibi mesleki kullanım seçen Bireysel Müşteri için de geçerlidir: Bireysel Müşteri'nin gerçek kişi olması, yüklediği belgelerdeki kişisel veriler bakımından veri sorumlusu olmasını değiştirmez.

Kapsam: Bu VİS yalnız Ticari Müşteri'ye (Kurumsal Müşteri ve mesleki kullanım seçen Bireysel Müşteri) uygulanır. Tüketici Müşteri'de (Hizmet Sözleşmesi madde 18) VİS uygulanmaz: Tüketici Müşteri'nin hesap bilgileri ile yüklediği belgeler ve içerik bakımından veri sorumlusu Sealingo'dur ve bu veriler KVKK Aydınlatma Metni'ne göre işlenir (Hizmet Sözleşmesi madde 11.4). Bu VİS'te "Müşteri", Ticari Müşteri'yi ifade eder.

1.2. Tanımlar:

• Belge Verisi: Müşteri'nin platforma yüklediği Kaynak Belge'lerdeki ve bunlardan üretilen her şeydeki kişisel veriler. Taslak Çeviri'ler, sayfa görüntüleri, çalışma dosyaları ve işaretli noktalar ile iş bilgileri (kullanım amacı, Müşteri'nin kendi müşterisi için girdiği müşteri referansı, özel istekler) buna dahildir. Seal sohbetleri (Seal ile çalış ekranında Müşteri'nin kullanıcılarının yazdığı mesajlar, Seal'in cevapları ve Seal'in bu cevaplar için okuduğu kayıtlar) da Belge Verisi'dir.
• Sözlük Verisi: Müşteri'nin hesap sözlüğüne girdiği terimler, karşılıkları ve açıklamaları (madde 8.7).
• Klasör Verisi: Müşteri'nin açtığı klasörlerin adı, referansı ve notu, klasördeki işlerin listesi (iş numarası, tarih, diller) ve klasör sözlüğüne girilen terimler, karşılıkları ve açıklamaları (madde 8.8).
• İlgili kişi: Belge Verisi'nin ait olduğu gerçek kişi.
• Alt işleyen: Sealingo'nun Belge Verisi'ni işlemek için yararlandığı hizmet sağlayıcı.
• Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu. Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumu.
• Fiziksel Belge: Onaylı Teslim'de Partner Büro'nun bastığı çıktılar, imzalı ve onaylı çeviri ile Müşteri'nin kuryeye verdiği Asıl Belge. Fiziksel Belge'deki kişisel veriler de Belge Verisi'dir.
• Hizmet Sözleşmesi'nde tanımlanan diğer terimler (Müşteri, Kurumsal Müşteri, Bireysel Müşteri, Ticari Müşteri, Tüketici Müşteri, Kaynak Belge, Taslak Çeviri, İş, Onay, Onaylı Teslim, Partner Büro, Asıl Belge, Alıcı, Alış Kişisi vb.) bu VİS'te de aynı anlamdadır.

1.3. Kişisel verilere ilişkin konularda bu VİS, Hizmet Sözleşmesi'nden önce uygulanır.

2. İşlemenin konusu, niteliği ve süresi

2.1. Amaç: Müşteri'nin talep ettiği çeviri işlerinin hazırlanması. Bu; okuma, çeviri, düzenleme, kalite kontrolü, Müşteri'ye sunma, düzeltme turları ve saklama süresi sonunda silmeyi kapsar. Müşteri Onaylı Teslim seçerse amaç ayrıca şunları kapsar: çevirinin Partner Büro'nun Yeminli Tercüman'ınca incelenmesi, düzeltilmesi ve imzalanması; noter onaylı teslimde notere sunulması; Fiziksel Belge'nin kuryeyle taşınması.

2.2. İlgili kişi grupları: Müşteri'nin kendi müşterileri; belgelerde adı geçen aile bireyleri, şirket yetkilileri ve çalışanları, öğrenciler, hastalar, dava tarafları, tanıklar, kamu görevlileri ve diğer üçüncü kişiler.

2.3. Veri kategorileri: kimlik, iletişim, aile ve nüfus bilgileri, eğitim, mesleki, finansal, hukuki işlem ve görsel kayıt (fotoğraf, imza, mühür). Belgede bulunuyorsa özel nitelikli kişisel veriler de işlenir: sağlık, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleri, din, biyometrik veri vb. Sealingo belge içeriğini seçmez; Müşteri'nin yüklediği belgede ne varsa o işlenir.

2.4. İşleme faaliyetleri: barındırma, sayfa görüntüsüne dönüştürme ve kırpma, metin okuma, yapay zekâ modelleriyle çeviri ve denetim, düzenleme, Müşteri'nin erişimine açma ve silme; Seal sohbetinde, kullanıcının sorusuna cevap için Müşteri'nin kayıtlarının yapay zekâ modeline gönderilmesi. Onaylı Teslim'de ayrıca: indirme ve basma, imza ve kaşe, notere sunma, kapalı zarfla taşıma, kısa süreli fiziksel saklama ve basılı taslakların imhası.

2.5. Süre: VİS, Hizmet Sözleşmesi süresince geçerlidir. Belge Verisi madde 8'deki sürelerde silinir.

3. Müşterinin (veri sorumlusunun) yükümlülükleri

3.1. Müşteri, Belge Verisi'ni KVKK'nın 5. ve 6. maddelerindeki işleme şartlarından birine dayanarak işlediğini ve platforma yüklemeye hukuken yetkili olduğunu kabul eder.

3.2. Müşteri, ilgili kişileri KVKK'nın 10. maddesi uyarınca aydınlatmakla yükümlüdür. Bu aydınlatma şunları da kapsar: belgelerin, yapay zekâ teknolojileri içeren bir yazılım hizmetiyle çevrileceği; yurt dışındaki (Avrupa Birliği ve ABD) sunucularda işleneceği. Müşteri Onaylı Teslim seçerse bu aydınlatma şunları da kapsar: belgelerin bir tercüme bürosunun yeminli tercümanınca inceleneceği, gerektiğinde notere sunulacağı ve belge aslının kuryeyle taşınacağı.

3.3. Müşteri ayrıca şunlardan sorumludur: gerekli hâllerde ilgili kişilerin açık rızasını almak; özel nitelikli kişisel veriler için KVKK'nın 6. maddesindeki şartların ve Kurul'un belirlediği yeterli önlemlerin varlığını sağlamak; yükümlüyse Veri Sorumluları Sicili'ne (VERBİS) kaydolmak; ilgili kişi başvurularını yanıtlamak.

3.4. Müşteri, çeviri işi için gerekli olmayan belgeleri platforma yüklemez.

3.5. Talimat: Müşteri, hizmeti kullanıp iş açarak Sealingo'ya Belge Verisi'ni bu VİS'te ve platformun işleyişinde tanımlanan biçimde işleme talimatı verir. Ek talimatlar yazılı olarak verilir ve hizmetin kapsamıyla uyumlu olmalıdır.

3.6. Müşteri, Onaylı Teslim seçerek Sealingo'ya şu talimatı verir: Belge Verisi'nin bir Partner Büro'ya aktarılması, basılması, imzalanması ve kuryeyle taşınması. Noter onaylı teslimde bu talimat, belgenin ve çevirinin notere sunulmasını da kapsar.

4. Sealingo'nun (veri işleyenin) yükümlülükleri

4.1. Sealingo, Belge Verisi'ni yalnız Müşteri'nin talimatıyla ve hizmeti sunmak için işler. Kendi amaçları için kullanmaz, satmaz ve üçüncü kişilere açıklamaz. Madde 9'daki kişisel veri içermeyen bilgiler bunun dışındadır.

4.2. Sealingo, Belge Verisi'ni yapay zekâ modellerinin eğitimi için kullanmaz. Alt işleyenlerinin de bu amaçla kullanmamasını sözleşmeyle sağlar.

4.3. Sealingo, bir talimatın KVKK'ya aykırı olduğunu düşünürse Müşteri'yi bilgilendirir ve o talimatı yerine getirmeyebilir.

4.4. Belge Verisi'ne erişebilen Sealingo çalışanları ve yetkilendirdiği kişiler yazılı gizlilik yükümlülüğü altındadır ve erişimleri görevlerinin gerektirdiği ölçüyle sınırlıdır. Platform yöneticileri belge içeriğini uygulama arayüzünden göremez. Partner Büro kullanıcıları yalnız kendilerine atanan işlerin kaynak belgelerini ve onaylanmış çevirisini görür. Bu erişim Ek Ücretler düşüldükten sonra açılır ve işin belgeleri silinince kapanır. Partner Büro Müşteri'nin hesap ve fatura bilgilerini görmez.

4.5. Sealingo, KVKK'nın 12. maddesinin 1. fıkrası uyarınca Ek-1'deki teknik ve idari tedbirleri alır ve güncel tutar.

4.6. Sealingo, ilgili kişilerden doğrudan kendisine gelen başvuruları gecikmeksizin ve en geç 5 iş günü içinde Müşteri'ye iletir. Müşteri'nin bu başvuruları yanıtlayabilmesi için gerekli makul desteği sağlar.

4.7. Sealingo, Kurul'un veya yetkili makamların Belge Verisi'ne ilişkin talep ve incelemelerinde Müşteri'ye makul destek sağlar. Hukuken yasaklanmadıkça bu talepleri Müşteri'ye bildirir.

4.8. Denetim: Müşteri, Sealingo'nun bu VİS'e uyduğunu gösteren bilgi ve belgeleri yazılı olarak isteyebilir. Yerinde denetim şu koşullarla yapılabilir: en az 30 gün önceden bildirim; yılda en fazla bir kez; mesai saatleri içinde; gizlilik taahhüdü altındaki bağımsız bir denetçi aracılığıyla; masrafı Müşteri'ye ait olmak üzere. Denetim, başka müşterilerin verilerine ve Sealingo'nun ticari sırlarına erişim sağlamaz. Kurul'un talebinde bu sınırlar uygulanmaz.

5. Alt işleyenler

5.1. Müşteri, Sealingo'ya Ek-2'de listelenen alt işleyenleri kullanma konusunda genel yetki verir.

5.2. Sealingo, bir alt işleyeni eklemeden veya değiştirmeden en az 15 gün önce Müşteri'yi e-postayla veya platformda bilgilendirir. Müşteri bu süre içinde haklı bir gerekçeyle itiraz edebilir. İtiraz giderilemezse Müşteri Hizmet Sözleşmesi'ni feshedebilir ve kullanılmamış kredilerinin bedelini geri alır (Hizmet Sözleşmesi madde 6.6).

5.3. Sealingo, alt işleyenlerle bu VİS'tekinden düşük olmayan bir koruma düzeyi sağlayan sözleşmeler yapar.

5.4. Sealingo, Onaylı Teslim için Ek-2'de gösterilen Partner Büro'ları alt işleyen olarak kullanır. Partner Büro yalnız Onaylı Teslim seçilen işlerin Belge Verisi'ni işler. Sealingo Partner Büro ile, bu VİS'tekinden düşük olmayan koruma sağlayan yazılı bir partner sözleşmesi yapar (madde 5.3). Bu sözleşme en az şunları içerir:

• yalnız atanan iş için ve Sealingo'nun talimatıyla işleme;
• çalışanlar ve kurye için yazılı gizlilik;
• yapay zekâ eğitiminde ve başka amaçla kullanmama;
• Ek-1'deki fiziksel tedbirler;
• ihlalin en geç 24 saat içinde Sealingo'ya bildirilmesi;
• teslimden sonra silme ve imha (madde 8.6);
• Sealingo'nun bilgi isteme ve denetim hakkı;
• Sealingo'nun yazılı onayı olmadan işi başka bir büroya vermeme.

5.5. Madde 5.2'den ayrı olarak yeni bir Partner Büro, iş almaya başlamadan en az 3 gün önce e-postayla bildirilir; Müşteri bu süre içinde ve sonrasında itiraz edebilir. Bir Partner Büro'ya itiraz eden Müşteri'nin işleri o büroya atanmaz; Müşteri bu nedenle Hizmet Sözleşmesi'ni feshetmek zorunda kalmaz. Uygun başka Partner Büro yoksa Onaylı Teslim o Müşteri'ye sunulmayabilir.

5.6. Fiziksel Belge'yi Partner Büro'nun çalışanı ya da Sealingo'nun veya Partner Büro'nun anlaştığı bir kurye firması taşır; kurye ücretini Sealingo öder. Müşteri buna genel yetki verir. Fiziksel Belge kapalı zarf içinde taşınır. Kuryeye yalnız Alıcı'nın ve Alış Kişisi'nin adı, telefonu ve adresi verilir. Kurye firmasıyla anlaşan taraf onu yazılı gizlilik yükümlülüğüyle bağlar. Kurye firmasının adı işin sayfasında gösterilir.

5.7. Noter onaylı teslimde belge ve çeviri Partner Büro tarafından notere sunulur. Noter bu verileri kanuni görevi kapsamında bağımsız veri sorumlusu olarak işler ve kendi mevzuatına göre saklar. Noter Sealingo'nun alt işleyeni değildir (Ek-3). Madde 8'deki silme kuralı noterdeki kayıtları kapsamaz.

6. Yurt dışına aktarım

6.1. Hizmet, Belge Verisi'nin Ek-2'de gösterilen ülkelerde işlenmesini gerektirir. Müşteri, bu aktarımın hizmetin zorunlu bir parçası olduğunu bilerek hizmeti kullanır ve aktarım için talimat verir.

6.2. Sealingo aktarımları KVKK'nın 9. maddesine uygun olarak yapar: Kurul'un ilan ettiği standart sözleşmeleri alt işleyenlerle imzalar ve imzadan itibaren 5 iş günü içinde Kurum'a bildirir.

6.3. İlgili kişileri yurt dışına aktarım hakkında aydınlatmak Müşteri'nin yükümlülüğüdür (madde 3.2).

6.4. Partner Büro, kurye ve noter Türkiye'dedir. Onaylı Teslim yurt dışına ek bir aktarım gerektirmez.

7. Veri ihlali bildirimi

7.1. Sealingo, Belge Verisi'ni etkileyen bir veri ihlalini öğrendiğinde Müşteri'yi gecikmeksizin ve en geç 48 saat içinde bilgilendirir.

7.2. Bildirim, o an bilinebildiği ölçüde şunları içerir: ihlalin niteliği ve zamanı; etkilenen veri kategorileri; yaklaşık kişi ve kayıt sayısı; olası sonuçları; alınan ve önerilen önlemler; irtibat kişisi. Yeni bilgiler öğrenildikçe bildirim tamamlanır.

7.3. KVKK'nın 12. maddesinin 5. fıkrası uyarınca Kurul'a ve ilgili kişilere bildirim yapmak Müşteri'nin yükümlülüğüdür; Kurul'un kararına göre Kurul'a bildirim 72 saat içinde yapılır. Sealingo, Müşteri'nin bu bildirimi yapabilmesi için gerekli bilgiyi sağlar. Kanuni zorunluluk dışında, Müşteri'nin yazılı onayı olmadan ilgili kişilere veya kamuoyuna bildirim yapmaz.

7.4. Partner Büro, Belge Verisi'ni veya Fiziksel Belge'yi etkileyen bir ihlali öğrendiğinde en geç 24 saat içinde Sealingo'ya bildirir. Kayıp, çalınma ve yanlış kişiye teslim de buna dahildir. Sealingo madde 7.1'e göre Müşteri'yi bilgilendirir.

8. Saklama, silme ve iade

8.1. Belge Verisi platformda şu sürelerde kalıcı olarak silinir:

• Onaylanan, reddedilen veya durdurulan işler: işin kapanmasından itibaren, Müşteri'nin ayarlarda seçtiği sürede (7, 30, 60 veya 90 gün; varsayılan 30 gün).
• Müşteri ayarlarda "onaylanınca hemen" seçerse: onaylanan işin kaynak belgeleri, sayfa görüntüleri ve çalışma dosyaları onaydan hemen sonra (en geç 1 saat içinde); çeviri, kalite raporu ve teslim notu indirilebilmeleri için onaydan 24 saat sonra silinir. Bu seçenekte reddedilen ve durdurulan işler, teslim edilip onaylanmayan işler ve Seal sohbetleri için 7 gün uygulanır.
• Teslim edilip onaylanmayan işler: son teslimden itibaren aynı sürede. Bu sürenin sonunda iş onaylanmadan kapanır.
• Kredi bekleyen işler: 30 gün içinde kredi yüklenmezse iş kapanır ve belgeleri silinir.
• Başlatılmayan taslaklar: 7 gün sonra.
• Seal sohbetleri: sohbetin son mesajından itibaren Müşteri'nin ayarlarda seçtiği sürede (7, 30, 60 veya 90 gün). Müşteri'nin kullanıcısı kendi sohbetini dilediği an silebilir.
• Uzun saklama seçilen klasörler: Müşteri'nin hesap yöneticisi bir klasör için 90 gün ya da 1 yıl seçerse, o klasördeki işlerin belgeleri ve klasörde açılan Seal sohbetleri yukarıdaki sürelerin yerine bu sürede silinir (ayarlardaki süre daha uzunsa o sürede). Süre kısaltılırsa, klasör silinirse ya da iş veya sohbet klasörden çıkarılırsa ayarlardaki süre geçerli olur; o süre dolmuşsa belgeler hemen silinir.
• Onaylı Teslim seçilen işler: Onaylı Teslim sürerken (kredi beklerken ve Partner Büro'dayken) işin belgeleri silinmez; bu bekleme işin tamamlanmasından itibaren en çok 90 gündür. Sipariş teslim edilince ya da iptal olunca saklama süresi yukarıdaki gibi işin tamamlanmasından hesaplanır; süre dolmuşsa belgeler hemen silinir.
• Müşteri, ayarlardan dilediği an, işlemdeki ve incelemedeki işler dışındaki bütün işlerin verilerini silebilir; işi açan kullanıcı ya da hesap yöneticisi tek bir işin verilerini de işin sayfasından silebilir. Onaylı Teslim'i süren işte silme, Onaylı Teslim sonuçlanınca ya da en geç işin tamamlanmasından 90 gün sonra yapılır.

8.2. Silme; kaynak dosyaları, sayfa görüntülerini, çalışma dosyalarını, çevirileri, işaretli noktaları, iş başlığını, müşteri referansını, özel istekleri ve işin serbest metinli olay kayıtlarını kapsar. İş numarası, tarih, dil, karakter, kredi ve onay kaydı, faturalama ve ispat için Hizmet Sözleşmesi'ndeki sürelerde tutulur; bu kayıtlar belge içeriği içermez.

8.3. Sealingo, yapay zekâ hizmet sağlayıcısındaki işlem kayıtlarını iş adımı biter bitmez siler. Alt işleyenlerin sistemlerinde işleme sırasında oluşan diğer kopyalar, ilgili alt işleyenin sözleşmesindeki sürelerde silinir.

8.4. Hizmet Sözleşmesi sona erdiğinde Belge Verisi 30 gün içinde silinir. Teslim dosyalarını silinmeden önce indirmek Müşteri'nin yükümlülüğüdür; Sealingo ayrıca iade veya arşiv hizmeti sunmaz.

8.5. Her silmenin tutanağı (silinen kayıtların türü ve sayısı, silme zamanı ve nedeni) işin sayfasından indirilebilir. Sealingo ayrıca talep edilirse silmenin yapıldığını yazılı olarak teyit eder.

8.6. Partner Büro, indirdiği dosyaları ve çalışma kopyalarını işin teslim edildiği ya da iptal edildiği günden itibaren en geç 7 gün içinde siler. Basılı taslakları ve fazla çıktıları imha eder. Asıl Belge Müşteri'ye geri verilir; Partner Büro ondan kopya almaz. Noterdeki kayıtlar ve imzalayan Yeminli Tercüman'ın kanunen tutması gereken kayıtlar (varsa) bunun dışındadır. Sealingo talep edilirse silmenin yapıldığını yazılı olarak teyit eder (madde 8.5).

8.7. Hesap sözlüğü: Sözlük Verisi, Müşteri'nin çeviri işlerinde terimlerin her seferinde aynı karşılıkla çevrilmesi için tutulur. Belge değildir ve madde 8.1'deki sürelere bağlı değildir: Müşteri silene ya da Hizmet Sözleşmesi sona erene dek saklanır; Hizmet Sözleşmesi sona erince 30 gün içinde silinir. Müşteri sözlüğü dilediği an kısmen ya da tamamen silebilir. Bir işin belgelerinde geçen terimler o işin çalışma dosyalarına yazılır ve işin öteki verileriyle birlikte madde 8.1'deki sürelerde silinir. Sözlük Verisi yalnız Müşteri'nin kendi işlerinde kullanılır; başka müşterilerin işlerinde ve madde 9'daki çıkarımda kullanılmaz. Hesap sözlüğü kişisel veri için değildir; Müşteri sözlüğe kişisel veri (kişi adı, kimlik numarası, adres vb.) girmez. Girerse bu veriler bakımından da veri sorumlusu Müşteri'dir ve bu VİS, saklama süresi dışında, Belge Verisi için olduğu gibi uygulanır.

8.8. Klasörler: Klasör Verisi, Müşteri'nin ilgili işlerini bir arada tutması ve aynı klasördeki çevirilerde isimlerin ve terimlerin her seferinde aynı karşılıkla çevrilmesi için tutulur. Belge değildir ve madde 8.1'deki sürelere bağlı değildir: Müşteri silene ya da Hizmet Sözleşmesi sona erene dek saklanır; klasörde 2 yıl hiçbir işlem yapılmazsa ve klasörde saklanan belge kalmamışsa kendiliğinden silinir; Hizmet Sözleşmesi sona erince 30 gün içinde silinir. Müşteri klasörü ve klasör sözlüğünü dilediği an silebilir; klasörün amacı sona erince siler. Klasör Verisi kişisel veri (kişi ve şirket adları, dosya numaraları vb.) içerebilir; bu veriler bakımından veri sorumlusu Müşteri'dir ve bu VİS, saklama süresi dışında, Belge Verisi için olduğu gibi uygulanır. Klasör sözlüğü yalnız o klasörün işlerinde kullanılır; başka müşterilerin işlerinde ve madde 9'daki çıkarımda kullanılmaz. Klasörde uzun saklama seçilmesi Sealingo'yu arşiv hizmeti vermekle yükümlü kılmaz (madde 8.4).

9. Kişisel veri içermeyen bilgiler

9.1. Sealingo, hizmeti iyileştirmek ve maliyetini düşürmek için onaylanmış teslimlerden resmî kurumların standart formlarına ait bilgileri çıkarabilir; yerleşim yeri belgesi, adli sicil kaydı ve öğrenci belgesi bunlara örnektir. Çıkarılan bilgiler formun sabit metni, düzeni ve bu sabit metnin onaylı çevirisidir. Bu bilgiler hiçbir kişiye ait değer (ad, numara, tarih, adres vb.) içermez ve süresiz kullanılabilir.

9.2. Bu çıkarım sırasında karşılaştırma için tutulan ara kayıtlar yalnız anahtarlı özet (geri döndürülemez kriptografik özet) olarak tutulur ve en çok 90 gün sonra silinir.

9.3. Sealingo ayrıca kişisel veri içermeyen istatistikleri (karakter sayısı, dil çifti, belge türü, süre, maliyet, hata türü vb.) hizmetin işletilmesi ve geliştirilmesi için kullanabilir.

10. Sorumluluk

10.1. Tarafların ilgili kişilere ve Kurul'a karşı sorumluluğu KVKK'ya tabidir; KVKK'nın 12. maddesinin 2. fıkrası saklıdır.

10.2. İç ilişkide her taraf kendi kusurundan sorumludur. Müşteri'nin madde 3'teki yükümlülüklerini ihlal etmesinden doğan idari para cezaları, tazminatlar ve masraflar Müşteri'ye aittir. Hukuki sebep, aydınlatma, açık rıza ve yetkisiz yükleme bu yükümlülüklere örnektir. Sealingo bunlar nedeniyle ödeme yapmak zorunda kalırsa Müşteri'ye rücu eder.

10.3. Hizmet Sözleşmesi'nin 10. maddesindeki sorumluluk sınırları bu VİS bakımından da uygulanır; kanunun emredici hükümleri saklıdır.

11. Süre ve sona erme

VİS, Hizmet Sözleşmesi'yle birlikte yürürlüğe girer ve sona erer. Madde 7, 8 ve 10, Belge Verisi silininceye ve doğmuş talepler sonuçlanıncaya kadar geçerliliğini korur.

Ek-1. Teknik ve idari tedbirler

• Müşteri verileri satır düzeyinde güvenlik kurallarıyla birbirinden ayrılır; her kullanıcı yalnız kendi müşteri hesabının kayıtlarına ve dosyalarına erişir. Tek istisna Partner Büro'dur: Partner Büro'nun yönetici ve tercüman rolündeki kullanıcıları yalnız kendilerine atanan Onaylı Teslim işlerinin kaynak belgelerine ve onaylanmış çevirisine, Ek Ücretler düşüldükten sonra ve işin belgeleri silinene kadar erişir. Partner Büro'nun tablolara doğrudan erişimi yoktur; indirme bağlantıları 60 saniye geçerlidir.
• Dosyalar herkese kapalı bir depoda tutulur. İndirme bağlantıları 60 saniye, inceleme ekranındaki görüntüler 1 saat geçerli imzalı bağlantılarla sunulur. İbaresiz (nihai) çeviri yalnız onaydan sonra erişilebilir.
• Veriler aktarım sırasında şifrelenir (TLS/HTTPS). Veritabanı ve dosya deposu sağlayıcı düzeyinde şifrelenmiş olarak saklanır.
• Kurumsal hesapta rol tabanlı yetkilendirme uygulanır (yönetici, tercüman, yükleyici). Onay ve karar yetkisi yalnız tercüman ve yöneticidedir; faturalama, ekip ve ayarlar yalnız yöneticiye açıktır. Bireysel hesap tek kullanıcılıdır.
• Şifreler en az 8 karakterdir. İki adımlı doğrulama (TOTP) seçeneği vardır; açıldığında hem uygulamada hem veritabanında zorunlu tutulur. Oturum yenileme belirteçleri döndürülür; kullanıcı açık oturumlarını görebilir.
• Platform yöneticisi paneli belge içeriğine, belgedeki isimlere ve kimlik numaralarına erişim vermez. Çeviri motoruna ve sunucularına erişim yetkili teknik personelle sınırlıdır.
• Çeviri motoru her işin belgelerini ayrı, yalıtılmış bir ortamda işler: bu ortamda yalnız o işin dosyaları bulunur; başka işlerin dosyalarına, ağa ve erişim anahtarlarına ulaşılamaz.
• Yapay zekâ hizmet sağlayıcısına yalnız işin gerektirdiği içerik gönderilir. Bu içerik, sağlayıcının ticari koşulları gereği model eğitiminde kullanılmaz; işlem kayıtları iş adımı biter bitmez silinir.
• Saklama kuralı otomatik uygulanır (madde 8). Çeviri motorunun iş klasörleri de birlikte silinir.
• Yönetim işlemleri denetim kaydında tutulur.
• Güvenlik başlıkları (başka sitede çerçeveye alınmayı ve içerik türü tahminini engelleme, HTTPS zorunluluğu) ile form ve işlem sıklığı sınırları uygulanır.
• Çalışanlar yazılı gizlilik taahhüdü altındadır ve kişisel verilerin korunması konusunda bilgilendirilir.
• Onaylı Teslim'de Fiziksel Belge kapalı ve iş numarasıyla işaretli zarfta taşınır; kurye zarfın içeriğini görmez.
• Asıl Belge'nin el değiştirmesi (kuryenin alışa çıkması, büroya ulaşma, notere gidiş ve noter onayı, kuryeye çıkış, teslim) platformda zamanıyla kaydedilir.
• Partner Büro, Fiziksel Belge'yi kilitli bir dolapta saklar ve yalnız yetkili çalışanlarına açar. Basılı taslaklar ve fazla çıktılar kâğıt imha makinesiyle imha edilir.
• Partner Büro, kullanıcılarına iki adımlı doğrulama kullandırmayı partner sözleşmesiyle üstlenir.

Ek-2. Alt işleyenler

Fiziksel Belge'yi Partner Büro'nun çalışanı ya da Sealingo'nun veya Partner Büro'nun anlaştığı kurye firması taşır (madde 5.6).

Ek-3. Bağımsız veri sorumluları

Noter: noter onaylı teslimde belge ve çeviri notere sunulur. Noter kanuni görevi kapsamında bağımsız veri sorumlusudur; alt işleyen değildir (madde 5.7).